Cómo gestionar tus nuevas herramientas de comunicación

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Hasta antes de la contingencia, los trabajadores recibían en promedio 30 correos electrónicos y usaban 4.4 aplicaciones relacionadas con su actividad. Para aquellos con un dispositivo móvil corporativo, estas cifras aumentan a alrededor de 36 correos y 4.7 aplicaciones.

Datos de la red de AT&T en México muestran cómo ha aumentado el uso de aplicaciones colaborativas y redes sociales durante marzo, mes en el que inició la contingencia sanitaria, con un incremento de 2.5 veces en el uso de herramientas colaborativas como Zoom, Skype y Webex; 15% en Facebook Live y 28% en Tik Tok.

Sin embargo, esta creciente conectividad en el entorno laboral supone grandes retos. Por una parte, hay buenos resultados gracias al uso de las herramientas de colaboración y comunicación; y por otro lado, las personas pasan alrededor de 30 minutos al día solo cambiando de una aplicación a otra[1], lo cual dificulta poder concentrarse en sus labores.

¿Cómo sacar provecho de herramientas que son esenciales en las dinámicas laborales actuales, especialmente en la situación que vivimos? Un buen punto de partida es la gestión de tiempo.

A continuación, encontrarás recomendaciones sencillas que pueden aplicarse a tus distintas actividades y herramientas:

·         Evalúa tus tiempos. Mide el tiempo real que pasas haciendo cada tarea y en cada aplicación, durante un par de días. Recuerda también incluir “tiempos muertos” y distracciones. Con esta información, te será más fácil determinar exactamente qué es lo que consume más tu tiempo y podrás reestructurar tus actividades, ya sea delegando o repriorizando tareas, reduciendo tiempos en cada dispositivo y eliminando distracciones.

·         Planea tu día una noche antes. Antes de terminar tu jornada laboral, dedica un par de minutos a enlistar y priorizar las actividades del día siguiente. Esta lista quizá cambiará en el transcurso del día, sin embargo, es útil tener una base para concentrarte en lo que debes concluir. Como consejo, intenta hacer una lista robusta con tiempos límites para cada actividad, incluyendo breves descansos y “tiempos a discreción”. Estos tiempos adicionales te serán de utilidad en caso de imprevistos. 

·         Evita hacer tareas a medias. Es común que intentemos estar en dos o más aplicaciones al mismo tiempo. Comienzas a redactar un correo justo cuando recibes un mensaje instantáneo y decides contestar este último. En la medida de lo posible, intenta designar un momento determinado de tu día para cada aplicación. Por ejemplo, solo contesta correos a primera hora de la mañana y en ciertos horarios, poniendo completa atención a la tarea o dispositivo durante ese lapso.

·         Agrupa actividades similares.Al crear tu lista de pendientes, intenta agrupar actividades similares en un mismo lapso. Esto no significa hacerlas al mismo tiempo, sino una después de la otra. Por ejemplo, podrías dedicar las mañanas a tus herramientas de comunicación exclusivamente: contesta correos y mensajes instantáneos, devuelve llamadas, realiza videoconferencias, etcétera. Las tardes pueden ser para producir documentos: informes, minutas, hojas de cálculo, entre otros. Las distintas tareas requieren distintas formas de análisis. Al agrupar las que son parecidas, incrementarás tu concentración al evitar estar saltando de una cosa a otra, sin orden ni estructura.

·         Apóyate en la tecnología. Existen distintas herramientas y aplicaciones que pueden ayudarte a gestionar el tiempo, tanto para uso personal, como de forma colaborativa, con las que puedes administrar proyectos y compartir información con tu equipo de trabajo.

Los momentos que vivimos supondrán una transformación del mundo laboral, educativo y digital, como hasta hoy los conocíamos. Podemos hacerlo juntos a través de la red de AT&T, la red más confiable de México.